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E-Rechnung in Bayern, Informationen
Beschreibung
Die bisherige Rechnungserstellung, der Versand und die Bearbeitung führen zu hohen Kosten und Aufwand bei allen Beteiligten. Um diese Kosten sowohl in ökologischer wie auch ökonomischer Hinsicht zu reduzieren, verpflichtet die Richtlinie der Europäischen Union (2014/55/EU) ab Herbst 2018 auf Bundes- bzw. ab Frühjahr 2020 auf Landes- und kommunaler Ebene alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.
Eine E-Rechnung ist viel mehr als eine eingescannte Papierrechnung oder PDF-Rechnung. Es geht um strukturierte Daten, die automatisiert übertragen werden und in die IT-Verfahren der Verwaltung einfließen. Dies spart nicht nur das Porto für die Rechnung, sondern vor allem Zeit und Ressourcen bei der Erfassung, Weiterverarbeitung und Auszahlung.
Eine Rechnung ist elektronisch (E-Rechnung), wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
Da am Markt bereits eine Vielzahl von unterschiedlichen, nicht interoperablen Datenformaten existiert, wurde mit der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU regulativ eingegriffen. Mit Verabschiedung der Richtlinie wurde die Entwicklung einer einheitlichen europäischen Norm (EN 16931) für elektronische Rechnungen beauftragt und öffentliche Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung dieser Rechnungen bei oberschwelligen Vergaben verpflichtet.
Das Land Bayern hat auf Grundlage der EU-Richtlinien in der Staatsverwaltung die internen Rechnungsprozesse umfangreich angepasst, damit die anvisierten ökoloischen und ökonomischen Effizientsgewinne vollumfänglich und eine medienbruchfreie digitale Verwaltung im E-Rechnungsumfeld erzielt werden.
Die Basis dafür bildet der entwickelte nationale Standard XRechnung, bei dessen Ausarbeitung der Freistaat von Anfang mitgewirkt hat. Der Standard XRechnung wurde konform zur europäischen Norm vom IT-Planungsrat als Standard für die Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland verabschiedet.
In Bayern kann der Rechnungssteller, wie gewohnt, die E-Rechnung per E-Mail an den Rechnungsempfänger übertragen.
Hinweise
FAQ - Häufig gestellte Fragen
- Was ist eine elektronische Rechnung?
Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (staatliche und kommunale Behörden) wird eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird.
Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Das bedeutet, dass der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal ist.
- Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der nationale Standard und für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber (Rechnungsempfänger) in Deutschland maßgeblich. D.h. in Deutschland erfolgt die elektronische Rechnungstellung als XRechnung. Die elektronische Rechnung ist eine Rechnung im XML-Format.
Die Spezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) finden Sie unter "Weiterführende Links".
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Gibt es eine Pflicht in Bayern, Rechnungen in elektronischer Form zu stellen?
Niemand muss eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form schicken. Umgekehrt sind öffentliche Auftraggeber jedoch verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form anzunehmen und zu bearbeiten.
Gemäß Art. 5 Abs. 2 BayEGovG müssen Auftraggeber im Sinn von § 98 GWB den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicherstellen, soweit
- für sie eine Vergabekammer des Freistaates Bayern zuständig ist,
- sie im Rahmen der Organleihe für den Bund tätig werden oder
- dies durch Rechtsverordnung der Staatsregierung vorgesehen ist.
Auftraggeber gemäß § 98 GWB sind öffentliche Auftraggeber im Sinne von (§ 99 GWB), Sektorenauftraggeber (§ 100 GWB) und Konzessionsgeber (§ 101 GWB). Insbesondere trifft die Verpflichtung daher die Kommunen und die Behörden des Freistaats Bayern. Die Verpflichtung tritt am 18.4.2020 in Kraft (Art. 19 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 BayEGovG).
- Welche Vorteile hat der Rechnungsteller von der XRechnung?
Mit der Erstellung von XRechnungen in einem standardisierten Dateiformat spart das rechnungsstellende Unternehmen Zeit und Kosten. Aufwände für Porto-, Papier- und Druck entfallen. Die Zustellung an den Rechnungsempfänger erfolgt mit geringer zeitlicher Verzögerung.
- Welche rechtlichen Regelungen dazu gibt es?
Im Überblick "Rechtliche Grundlagen" finden Sie u.a. die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die BayEGovV
- Ab welchem Rechnungswert kann eine elektronische Rechnung gestellt werden?
Die Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen wird im Wesentlichen wie folgt konkretisiert:- Staatliche Behörden sind ab 18.4.2020 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Ober- und Unterschwellenbereich (ab 1.000 € netto) elektronisch empfangen und verarbeiten zu können.
- Für Gemeinden, Gemeindeverbände, Landratsämter und sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts gelten diese Verpflichtungen ab 18.4.2020 zunächst für den Oberschwellenbereich und mit einer Übergangsfrist von zwei Jahren ab 18.4.2022 auch für den Unterschwellenbereich (ab 1.000 € netto).
- Für Rechnungen über einen Bauauftrag (im Sinne des § 103 Abs. 3 GWB) gelten die Verpflichtungen im Unterschwellenbereich sowohl bei staatlichen Behörden als auch bei Gemeinden, Gemeindeverbänden, Landratsämtern und sonstigen der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts ab 18.4.2023.
Für die rechnungsstellenden Unternehmen ergibt sich durch die Rechtsverordnung keine Änderung gegenüber der derzeitigen Rechtslage. Sowohl im Oberschwellen- als auch im Unterschwellenbereich besteht bis auf Weiteres keine Verpflichtung, Auftraggebern im Sinn von § 98 GWB elektronische Rechnungen zu stellen.
- Ab wann kann ein Unternehmen elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Bayern schicken?
Öffentliche Auftraggeber in Bayern sind zur Entgegennahme einer elektronischen Rechnung ab dem Zeitpunkt 18.04.2020 verpflichtet, soweit die übrigen Vorrausetzungen vorliegen.
- Welche Angaben muss eine XRechnung enthalten?
Der nationale Standard XRechnung definiert die Pfichtangaben einer XRechnung. Darüber hinaus werden in der Bayerische Vorschrift zur E-Rechnung folgende Pflichtangaben definiert:- ein eindeutiges Identifikationskennzeichen (z.B. Auftragsnummer, ein Aktenzeichen, Leitweg-ID*),
- Zahlungsbedingungen, Bankverbindungsdaten und die E-Mail-Adresse des Zahlungsempfängers
*Die Leitweg-ID wird vom Rechnungsempfänger (Auftraggeber) vergeben und mitgeteilt.
- Was ist eine Leitweg-ID?
Bei der Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) handelt es sich um eine Zahlenkombination, die sich eindeutig einer bestimmten Behörde zuordnen lässt. Die Leitweg-Identifikationsnummer dient als Adresse der elektronischen Rechnung. Sie ist damit vergleichbar mit der Anschrift des Rechnungsempfängers bei der klassischen Papierrechnung.
Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Die Adressierung der elektronischen Rechnung ist Teil des strukturierten Datensatzes. Zur Adressierung dient die Leitweg-ID. Die Leitweg-ID ermöglicht es, eine elektronische Rechnung im strukturierten Format mittels eines zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten Formats zu adressieren. Die Leitweg-ID kann als Identifikationskennzeichen zur Angabe bei der Rechnungsstellung dem Auftragnehmer/Lieferanten mitgeteilt werden. Für die Vergabe der Leitweg-ID ist jedes Ressort bzw. ggf. jede Dienststelle selbst zuständig.
- Wie wird die Leitweg-ID erstellt?
Die Erstellung der Leitweg-ID basiert auf der zur Verfügung gestellten Spezifikation der KoSIT (siehe unter "Weiterführende Links").
Der Aufbau der Leitweg-ID untergliedert sich wie folgt:- Grobadressierung ist fest vorgegeben (siehe Spezifikation)
- Feinadressierung kann frei vergeben werden (siehe Spezifikation)
- Zudem muss die Prüfziffer berechnet werden (siehe Spezifikation)
- Im kommunalen Bereich entspricht die Grobadressierung dem Amtlichen Gemeindeschlüssel (AGS). Die Feinadressierung ist frei wählbar. Die Prüfziffer muss aus der Grob- und Feinadressierung berechnet werden.
Aus der Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer ergibt sich die Leitweg-ID.
- Wer ist für die Erstellung der Identifikationskennzeichen oder der Leitweg-ID verantwortlich?
Das eindeutige Identifikationskennzeichen oder die Leitweg-ID wird vom Rechnungsempfänger (Auftraggeber) an den Rechnungssteller vergeben.
- An wen kann man sich mit Fragen wenden?
Bitte wenden Sie sich an die auftraggebende Behörde.
Rechtsgrundlagen
- Bayerische Verordnung über die elektronische Verwaltung und die barrierefreie Informationstechnik (Bayerische E-Government-Verordnung - BayEGovV)
- Nationaler Standard XRechnung
- RICHTLINIE 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen